Ustawa o sygnalistach – co to dla nas oznacza?

Nowa ustawa o ochronie sygnalistów została właśnie opublikowana w Dzienniku Ustaw. Co regulują nowe przepisy i jakie obowiązki nakładają na pracodawców? O tym w szczegółach opowie Anna Łuczak, Compliance Officer w DaVita Polska.

20 czerwca Prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę o ochronie sygnalistów, określającą warunki objęcia ochroną osób ujawniających publicznie informacje o naruszeniach prawa oraz wskazującą środki ich ochrony i zasady ustalania procedury zgłaszania takich informacji. Co w skrócie reguluje ta ustawa?

Anna Łuczak: Ustawa reguluje kwestie, które w dużej mierze zostały już zaopiekowane przez DaVita, czyli zagwarantowanie przez przedsiębiorcę wewnętrznego systemu dokonywania zgłoszeń naruszeń. Duża część pracy w tym temacie jest już za nami, bo w DaVita taki proces jest już od dawna wdrożony. Mając na uwadze wymogi ustawy, będziemy go jednak teraz przeglądać i jeśli trzeba, to również aktualizować.

Czyli można powiedzieć, że jesteśmy o krok przed wieloma firmami?

Anna: Na pewno w porównaniu do firm, które takich kanałów zgłaszania naruszeń nigdy nie gwarantowały, nie oferowały swoim pracownikom. W DaVita mamy już gotowe zasoby zarówno w procedurach, strukturze organizacyjnej, jak i ludziach, żeby spełnić wymogi ustawodawcy.

Kim więc jest sygnalista? Jakie naruszenia prawa może zgłaszać?

Anna: Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Może nim być np. pracownik, stażysta, wolontariusz, a także osoba, która uczestniczyła w procesie rekrutacji lub były pracownik. Sygnalista to nie stanowisko, to też nie funkcja. Status sygnalisty otrzymuje osoba posiadająca wiedzę (uzasadnione podejrzenie) o naruszeniu prawa w miejscu pracy lub w kontekście związanym z pracą, która dokonała zgłoszenia takiego naruszenia.

Naruszeniem prawa jest działanie lub niezgodne z prawem zaniechanie, dotyczące np. korupcji, zamówień publicznych, przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa, transportu, ochrony środowiska, ochrony konsumentów czy ochrony prywatności i danych osobowych. Katalog jest szerszy – ustawa wymienia 17 rodzajów spraw, jakie mogą podlegać zgłoszeniom i ochronie, jednakże pracodawca może – w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych – przewidzieć dodatkowo możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach obowiązujących u niego polityk i procedur czy standardów etycznych.

Firmy mają tylko trzy miesiące na dostosowanie się do nowych przepisów. Co jest największym wyzwaniem dla nas jako pracodawcy w związku z wprowadzeniem tej ustawy?

Anna: Ustawa nakłada obowiązek na organizacje, dla których pracę wykonuje co najmniej 50 osób (wliczając umowy o pracę i inne umowy cywilnoprawne) wdrożenia odpowiednich procedur ochrony sygnalistów do 25 września 2024 roku.

Na szczęście DaVita jest w tej kwestii przygotowana – od lat funkcjonuje u nas infolinia, za pomocą której nasi pracownicy mogą składać zawiadomienia o naruszeniach naszych polityk, procedur czy przepisów prawa. Teraz ta możliwość dokonywania zgłoszeń została po prostu uregulowane prawnie.

Będzie to zapewne wymagało od nas lekkiego dostosowania się do obowiązujących przepisów, bo ustawa szczegółowo definiuje, w jaki sposób ma wyglądać procedura dokonywania zgłoszeń, co powinno być nią objęte, w jaki sposób mają być rozpatrywane zgłoszenia. Mimo że mamy już wdrożone własne rozwiązania, to przez najbliższe tygodnie będziemy pracować nad tym, by w pełni dostosować je do obowiązującego prawa.

W przepisach jest mowa o ochronie sygnalistów. Na czym ona polega?

Anna: Zgodnie z ustawą wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań, jak np. odmowa nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie umowy, wstrzymanie awansu, niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie. Warto tutaj podkreślić, że DaVita od lat gwarantuje osobom dokonującym zgłoszeń naruszeń taką ochronę już od momentu dokonania zgłoszenia. Oznacza to, że taki sygnalista nie może doświadczać żadnych negatywnych konsekwencji, które wynikają z tego, że dokonał zgłoszenia. Zgodnie z naszymi procedurami ochronie podlegają również osoby, które biorą udział w takim postępowaniu, wspierają tego, kto raportuje lub dostarczają informacji, które są związane z danym postępowaniem.

Te wszystkie osoby są przez nas chronione, jeżeli działają w dobrej wierze, jeśli przyświecają im dobre intencje.

Ile czasu ma pracodawca na zapoznanie się ze zgłoszeniem naruszenia?

Anna: Kiedy dostaniemy zgłoszenie, będziemy mieli 7 dni na potwierdzenie sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego (chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu). Następnie będziemy mieli 3 miesiące na rozpatrzenie sprawy i przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej.

Sygnalista, po powzięciu informacji o naruszeniu prawa w zakresie objętym ustawą, będzie mógł dokonać zgłoszenia wewnętrznego, ale także zewnętrznego lub ujawnienia publicznego. Co to oznacza w praktyce?

Anna: Zgodnie z tą ustawą pracodawca musi poinformować pracowników/przyszłych pracowników, że oprócz wewnętrznego kanału dokonywania zgłoszeń istnieje również możliwość dokonywania zgłoszeń naruszeń przepisów prawa wskazanych w ustawie na zewnątrz – z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego – bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich lub do tzw. organu publicznego. Organ publiczny to wszelkie urzędy i instytucje w Polsce sprawujące funkcję publiczną.

Na czym polega trzecia możliwość dokonywania zgłoszenia naruszeń, czyli ujawnienie publiczne i w jakich okolicznościach taki sygnalista podlega ochronie?

Anna: Należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa (dla jasności – zgodnie z katalogiem spraw wskazanych przez ustawę, nie procedurę wewnętrzną) do wiadomości publicznej. Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie, jeżeli dokona zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a podmiot prawny, a następnie organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze wewnętrznej, a następnie w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej organu publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej. Ochronie podlega także sygnalista, który dokona od razu zgłoszenia zewnętrznego, a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze zewnętrznej nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekaże sygnaliście informacji zwrotnej (chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację).

Sygnalista dokonujący ujawnienia publicznego podlega ochronie także w przypadku, gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że:

• naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody lub
• dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi go na działania odwetowe lub
• w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.

Podkreślę, że decyzja o dokonaniu ujawnienia publicznego powinna być solidnie przemyślana i dobrze uzasadniona i powinna dotyczyć naprawdę szczególnych przypadków, np. gdy w grę wchodzi interes państwa lub zagrożenie dla zdrowia publicznego.

Dziękuję za rozmowę.

Rozmawiała: Agnieszka Madej, Konsultant ds. PR

Więcej informacji: Anna Łuczak, Compliance Officer

#DaVitaWay
#doskonałość usług #spójność słów i czynów #zespołowość #nieustanny rozwój #odpowiedzialność #satysfakcja #radość